Archiefverhuizing: Risicobeheersing en logistieke precisie

Een archiefverhuizing is, technisch gezien, de meest complexe discipline binnen de projectverhuizingen. Waar het bij kantoormeubilair gaat om volume en efficiëntie, draait het bij archieven om integriteit. Een dossierkast die verkeerd wordt teruggeplaatst is vervelend; een archiefreeks die door elkaar raakt, is een administratieve ramp. Hulshoff heeft als verhuisbedrijf jarenlange ervaring met archiefverhuizingen.

Voor organisaties is het fysiek verplaatsen van dossiers bovendien een juridisch risicomoment. Vanaf het moment dat een dossier de beveiligde ruimte verlaat tot het moment van plaatsing in het nieuwe depot, is de keten kwetsbaar.

Dit artikel gaat in op de processtappen, de AVG-risico’s en de logistieke standaarden die nodig zijn om een archiefverhuizing foutloos uit te voeren.

Het verschil tussen dynamisch en statisch archief

Een goede voorbereiding begint bij het segmenteren van de data. Niet elk dossier heeft dezelfde status, en dat bepaalt de logistieke aanpak.

• Het dynamisch archief: Dit zijn de dossiers die uw medewerkers dagelijks of wekelijks nodig hebben. De downtime moet hier nul zijn. Vaak worden deze verhuizingen in een weekend of avonduren gepland, zodat het archief op vrijdagmiddag sluit en maandagochtend op de nieuwe locatie operationeel is.

• Het statisch archief: Dossiers die u moet bewaren vanwege de wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld 7 of 10 jaar), maar die zelden worden ingezien. Een verhuizing is het uitgelezen moment om kritisch te kijken naar dit volume: moet het mee, kan het naar externe opslag, of is de bewaartermijn verstreken?

De logistiek van de archiefverhuizingen

In de praktijk wordt bij een archiefverhuizing zelden met standaard verhuisdozen gewerkt. De kans dat dossiers gaan schuiven of dat de volgorde in de doos verstoord raakt, is te groot.

Professionele verhuizers werken met meterbakken. Dit zijn afsluitbare kunststof bakken met een lengte van exact één meter – gelijk aan een standaard archiefplank. Het proces werkt als volgt:

1. Codering: De huidige stelling en plank krijgen een code die correspondeert met de nieuwe locatie.

2. Overzetten: De inhoud van de plank wordt 1-op-1 overgeheveld in de meterbak. De volgorde blijft intact.

3. Verzegeling: Bij privacygevoelige stukken wordt de bak direct verzegeld (sealed).

4. Plaatsing: Op de nieuwe locatie wordt de inhoud vanuit de bak weer 1-op-1 de plank op geschoven.

Op deze manier is reconstructie, het handmatig moeten herstellen van de volgorde ,uitgesloten.

Archiefverhuizing en de AVG (GDPR)

Sinds de invoering van de AVG kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens strenger naar fysieke datatransporten. Het kwijtraken van een dossierbak tijdens transport, of het onbeheerd achterlaten van een open verhuiswagen, wordt gezien als een datalek.

Als opdrachtgever bent u verantwoordelijk, maar u legt de uitvoering bij de verhuizer. Zorg daarom dat de volgende zaken zijn afgedekt:

• Gesloten transport: Wagens moeten harde wanden hebben en afsluitbaar zijn (geen zeilenwagens).

• VOG: Het verhuispersoneel dient te beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag.

• Chain of Custody: Er moet op elk moment aantoonbaar zijn wie verantwoordelijk is voor de dossiers.

Tip voor de praktijk: Moet u tijdens de verhuizing onverhoopt toch bij een dossier? Maak vooraf afspraken over een ‘spoedprocedure’. Omdat elke meterbak gecodeerd is, kan een gespecialiseerde verhuizer vaak binnen enkele uren het juiste dossier lokaliseren en (digitaal) aanleveren.

Het moment om te saneren of digitaliseren

Het verplaatsen van papier kost geld per strekkende meter. Veel organisaties grijpen een verhuizing aan om het fysieke volume te verkleinen. Het is zonde om budget te besteden aan het verhuizen van papier dat eigenlijk vernietigd mag worden.

Tijdens de inventarisatie voorafgaand aan de verhuizing kunnen dossiers met een verstreken bewaartermijn worden gemarkeerd. Deze gaan niet mee de verhuiswagen in, maar direct in beveiligde containers voor gecertificeerde vernietiging. U ontvangt dan een certificaat van vernietiging voor uw administratie.

Is de bewaartermijn nog niet verstreken, maar neemt het archief te veel dure kantoorruimte in beslag? Dan is externe archiefopslag in combinatie met Scanning on Demand vaak een slimmere optie dan alles meeverhuizen naar het nieuwe pand. De dossiers staan veilig extern, en als u iets nodig heeft, wordt het binnen de afgesproken tijd gescand en digitaal verstuurd.

Heb je naast archiefverhuizing interesse in magazijnverhuizing? Ook daarin kunnen wij u volledig ontzorgen.