Archiefdepots
Uniek in Nederland. Archiefdepots geheel conform de laatste wettelijke eisen.

Overheden, notariaat en verschillende sectoren in het bedrijfsleven moeten voor hun archiefvorming- en beheer een aantal wettelijke verplichtingen naleven. Hulshoff Archiefbeheer voldoet als enige bedrijf in Nederland voor 100% aan de allerlaatste eisen van de Archiefwet. Zowel voor op termijn vernietigbare-, als permanente archieven.

Ruim 100.000 m³ opslagruimte
Hulshoff Archiefbeheer bouwt op dit moment aan een nieuwe locatie met ruim 100.000 m³ archiefruimte. Ons nieuwe pand in Amsterdam-Noord wordt volledig up-to-date uitgerust om alle vormen van archief geheel conform de wettelijk gestelde eisen te bewaren en beheren. Dit is uniek in Nederland! Uiteraard beschikken we over gediplomeerd en getraind personeel en bieden we professioneel (en indien nodig geconditioneerd) vervoer.

Duurzame bedrijfsvoering
Bij Hulshoff Archiefbeheer stellen wij ons ten doel de volledige bedrijfsvoering CO²-emissievrij te laten plaatsvinden. Onze opslaglocatie wordt geheel verwarmd en gekoeld d.m.v. warmte-/koudeopslag in de bodem. Resultaat: geen gasaansluiting en geen uitstoot. Ook gebruiken we het imposante dakoppervlak van het gebouw om elektriciteit op te wekken. Zo kunnen we niet alleen geheel zelf in onze dagelijkse energiebehoefte voorzien, maar ook in de komende jaren enkele elektrische koerierswagens (lokaal) laten rijden. Al met al een enorme ontlasting van het milieu.

Archiefwet
De Archiefwet 1995 bepaalt de eisen die aan de ruimten waarin archieven van overheidsorganen en verschillende sectoren in het bedrijfsleven worden bewaard. Om de archiefbescheiden te behouden, moeten deze in een zo vroeg mogelijk stadium in een "beschermde" omgeving worden opgeborgen. Hulshoff Archiefbeheer voldoet voor 100% aan alle eisen van de Archiefwet.

Archiefwet »

In het kort komt het erop neer dat nieuwe en vernieuwde archiefruimten zo gebouwd moeten worden dat archieven bij calamiteiten zo min mogelijk gevaar lopen. Dit houdt in dat archiefruimten beveiligd moeten zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Bovendien dienen temperatuur- en luchtbeheersing het natuurlijk verval tot een minimum te beperken.

Regeling 13, "Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen", is een nadere uitwerking van het Archiefbesluit. Deze regeling wordt momenteel herzien. Naast meer prestatiegerichte eisen besteedt de herziening extra aandacht aan de naleving van de regelgeving. Met de bouw van onze nieuwe opslaglocatie, leven we de meest actuele regeling uit de Archiefwet na.

Ruimten en faciliteiten
Hulshoff Archiefbeheer faciliteert de volgende ruimten en diensten. De ruimten voldoen stuk voor stuk aan alle eisen van de Archiefwet. Dus inclusief o.a. droogleidingsprinklersysteem, luchtfiltering, klimaatbeheersing, ongediertewering en maatregelen tegen wateroverlast.

Archiefruimten »

Totaal 100.500 m³ ARCHIEFRUIMTE: volledig ingericht, inclusief droogleidingsprinklersysteem, luchtfiltering, klimaatbeheersing, ongediertewering, maatregelen tegen wateroverlast, enz.

Archiefbewaarplaatsen »

Totaal 4.500 m³ ARCHIEFBEWAARPLAATS: volledig ingericht, inclusief alle verzwaarde eisen m.b.t. de constructie, luchtbehandeling, luchtzuivering, toegangscontrole, brand- en inbraakbeveiliging, enz.

Quarantaineruimte »

Totaal 1.000 m³ QUARANTAINERUIMTE: voldoet aan alle gestelde eisen.

Kantoor- en bewerkingsruimte »

Totaal 1.800 m² KANTOOR- EN BEWERKINGSRUIMTE, een ruimte om uw archieven in te zien of te beheren, eventueel geheel ingericht, volledig geconditioneerd en voorzien van alle moderne gemakken zoals telefoon- en draadloos internet.

Opslag van elektronische media en film »

Naast alle voorzieningen voor de opslag en het beheer van documenten biedt Hulshoff Archiefbeheer ook de mogelijkheid tot beheer van elektronische opslagmedia, films, fotonegatieven, tapes, enz. En ook hier geldt: geheel conform de wettelijke eisen.

Informatie voor notarissen »

Ook notarissen dienen aan nagenoeg dezelfde eisen te voldoen als overheden. Bijvoorbeeld voor de minutenakten. Informatie hierover treft u bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Hulshoff Archiefbeheer biedt ook voor notarissen een passende oplossing.

Verhuur van ruimte of volledig beheerd
Hulshoff Archiefbeheer kan het beheer van uw archieven volledig uit handen nemen. Maar indien gewenst, kunt u ook kantoor- of archiefruimte bij ons huren. Welke keuze u ook maakt, u kunt voor alle ruimten en diensten rekenen op zeer concurrerende tarieven.

Verhuur archiefruimten en bewaarplaatsen »

De archiefruimten en bewaarplaatsen worden, geheel ingericht en inclusief alle voorzieningen zoals leeszaal en quarantaineruimte, verhuurd voor iedere gewenste periode. Of u dit nu per week, per maand, per jaar of langer wenst. Zo kunt u gemakkelijk tijdelijke projecten uitvoeren, zonder vast te zitten aan een huurtermijn van 20 jaar. Heeft u de bewaarplaats wél voor 20 jaar nodig, dan is dat uiteraard ook mogelijk.

Gedeelde ruimte »

Bij Hulshoff Archiefbeheer is het ook mogelijk om ruimte per strekkende meter, archiefdoos of andere eenheid af te nemen. Vaak zal dit dan gedeelde ruimte zijn die, om privacyredenen, geheel door onze gediplomeerde medewerkers zal worden beheerd.

Verhuur kantoor- en bewerkingsruimte »

Ook voor volledig geconditioneerde kantoor- en bewerkingsruimte kunt u bij ons terecht. U krijgt dan, direct aansluitend op de archiefruimte en bewaarplaats, een moderne kantoorruimte. Uw ‘kantoor’ kunt u, al dan niet volledig ingericht, huren gedurende dezelfde periode als bijvoorbeeld de bewaarplaatsen. Hier kunt u in alle rust uw archieven bewerken. Volledig afgesloten en voorzien van toegangscontrole en met alle voordelen van normale kantooromgeving. Zoals ondermeer een kantine, draadloos beveiligd netwerk, telefoonaansluiting en schoonmaakdiensten.

(Volledig) beheer door gediplomeerd personeel »

U kunt uw archieven natuurlijk volledig zelf beheren. Maar wellicht wilt u dit ook uitbesteden. In dat geval beschikt Hulshoff Archiefbeheer over professioneel en gediplomeerd personeel dat u alle zorg uit handen kan nemen. SOD II, VVA, GO, alles is beschikbaar en eveneens voor langere of kortere periode inzetbaar. Per uur, per dag, per week of langer, aan u de keus. Ook een combinatie is mogelijk, waarbij u zelf een deel van de werkzaamheden uitvoert maar de dagelijkse klusjes aan ons overlaat.

Aanvullende diensten
Bij Hulshoff kunt u voor veel meer terecht dan alleen archiefbeheer. Zo lopen we voorop als het gaat om digitalisering en bieden we professioneel en gediplomeerd (interim) personeel.

Digitalisering»

De combinatie van archiefbeheer met de dienstverlening van Hulshoff Digitalisering B.V. is optimaal. Direct aansluitend op de archiefruimte en bewaarplaats bevinden zich de geconditioneerde scanruimten. Ook de voor- en nabewerking vindt in geconditioneerde ruimten plaats. Zo blijven verblijven de archiefstukken zo kort mogelijk buiten de optimale condities van de bewaarplaats. En zelfs dan benaderen de condities de optimale omstandigheden zeer dicht. Alle digitaliserings werkzaamheden worden uitgevoerd door of onder direct toezicht van gediplomeerd personeel.

Bewerking, selectie, beschrijvende inventaris. »

Uitgevoerd door gediplomeerde en ervaren medewerkers, in huis of op locatie (zie ook "interim-personeel").

Advisering en interim-personeel SOD II, VVA , GO. »

Als u uw project tijdelijk niet met uw eigen medewerkers kunt uitvoeren of als u uw project wilt versnellen, dan beschikken wij over voldoende getrainde, ervaren en gediplomeerde interim-medewerkers.